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標題:    帶你從Excel表格操作玩出新意的小技巧     點閱:167   2015/6/21 上午 12:00:00
帶你從Excel表格操作玩出新意的小技巧
也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表,也許你已利用Excel函數實現過上千次的複雜運算,也許你認為Excel也不過如此,甚至了無新意。當然不了咯~從今天開始,小K決定每天給大家帶來幾個小技巧!今天要講的是財務excel技能必修的第一課:如何建立分類下拉列表填充項、如何建立「常用文檔」新菜單、如何讓不同類型數據用不同顏色顯示、如何製作「專業符號」工具欄、如何分別列印工作表的不同區域、如何按照需要把數據進行排序,以及如何隱藏數據,這七個小技能~搬好小板凳學起來了喲~~o(〃'▽'〃)o
首先,打開一張空白的excel表格吧~然後可以跟著下面的步驟來練習了。
一、建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到表格中,為了保持名稱的一致性,利用「數據有效性」功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中,將企業名稱按類別(如「工業企業」、「商業企業」、「個體企業」等)分別輸入不同列中,建立一個企業名稱資料庫。
2.選中A列(「工業企業」名稱所在列),在「名稱」欄內,輸入「工業企業」字符後,按「回車」鍵進行確認。
仿照上面的操作,將B、C……列分別命名為「商業企業」、「個體企業」……
3.切換到Sheet1中,選中需要輸入「企業類別」的列(如C列),執行「數據→有效性」命令,打開「數據有效性」對話框。在「設置」標籤中,單擊「允許」右側的下拉按鈕,選中「序列」選項,在下面的「來源」方框中,輸入「工業企業」,「商業企業」,「個體企業」……序列(各元素之間用英文逗號隔開),確定退出。
再選中需要輸入企業名稱的列(如D列),再打開「數據有效性」對話框,選中「序列」選項後,在「來源」方框中輸入公式:=INDIRECT(C1),確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4),單擊右側下拉按鈕,選擇相應的「企業類別」填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4),單擊下拉按鈕,即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。
提示:在以後列印報表時,如果不需要列印「企業類別」列,可以選中該列,右擊滑鼠,選「隱藏」選項,將該列隱藏起來即可。
二、建立「常用文檔」新菜單
在菜單欄上新建一個「常用文檔」菜單,將常用的工作簿文檔添加到其中,方便隨時調用。
1.在工具欄空白處右擊滑鼠,選「自定義」選項,打開「自定義」對話框。在「命令」標籤中,選中「類別」下的「新菜單」項,再將「命令」下面的「新菜單」拖到菜單欄。
按「更改所選內容」按鈕,在彈出菜單的「命名」框中輸入一個名稱(如「常用文檔」)。
2.再在「類別」下面任選一項(如「插入」選項),在右邊「命令」下面任選一項(如「超連結」選項),將它拖到新菜單(常用文檔)中,並仿照上面的操作對它進行命名(如「工資表」等),建立第一個工作簿文檔列表名稱。
重複上面的操作,多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中「常用文檔」菜單中某個菜單項(如「工資表」等),右擊滑鼠,在彈出的快捷菜單中,選「分配超連結→打開」選項,打開「分配超連結」對話框。通過按「查找範圍」右側的下拉按鈕,定位到相應的工作簿(如「工資.xls」等)文件夾,並選中該工作簿文檔。
重複上面的操作,將菜單項和與它對應的工作簿文檔超連結起來。
4.以後需要打開「常用文檔」菜單中的某個工作簿文檔時,只要展開「常用文檔」菜單,單擊其中的相應選項即可。
提示:儘管我們將「超連結」選項拖到了「常用文檔」菜單中,但並不影響「插入」菜單中「超連結」菜單項和「常用」工具欄上的「插入超連結」按鈕的功能。
三、讓不同類型數據用不同顏色顯示
在工資表中,如果想讓大於等於2000元的工資總額以「紅色」顯示,大於等於1500元的工資總額以「藍色」顯示,低於1000元的工資總額以「棕色」顯示,其它以「黑色」顯示,我們可以這樣設置。
1.打開「工資表」工作簿,選中「工資總額」所在列,執行「格式→條件格式」命令,打開「條件格式」對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕,選中「大於或等於」選項,在後面的方框中輸入數值「2000」。單擊「格式」按鈕,打開「單元格格式」對話框,將「字體」的「顏色」設置為「紅色」。
2.按「添加」按鈕,並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500,字體設置為「藍色」;小於1000,字體設置為「棕色」)。
3.設置完成後,按下「確定」按鈕。
看看工資表吧,工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
四、製作「專業符號」工具欄
在編輯專業表格時,常常需要輸入一些特殊的專業符號,為了方便輸入,我們可以製作一個屬於自己的「專業符號」工具欄。
1.執行「工具→宏→錄製新宏」命令,打開「錄製新宏」對話框,輸入宏名如「fuhao1」並將宏保存在「個人宏工作簿」中,然後「確定」開始錄製。選中「錄製宏」工具欄上的「相對引用」按鈕,然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中,再單擊「錄製宏」工具欄上的「停止」按鈕,完成宏的錄製。
仿照上面的操作,一一錄製好其它特殊符號的輸入「宏」。
2.打開「自定義」對話框,在「工具欄」標籤中,單擊「新建」按鈕,彈出「新建工具欄」對話框,輸入名稱——「專業符號」,確定後,即在工作區中出現一個工具條。
切換到「命令」標籤中,選中「類別」下面的「宏」,將「命令」下面的「自定義按鈕」項拖到「專業符號」欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3.選中其中一個「自定義按鈕」,仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名後的按鈕,在隨後彈出的快捷菜單中,選「指定宏」選項,打開「指定宏」對話框,選中相應的宏(如fuhao1等),確定退出。
重複此步操作,將按鈕與相應的宏連結起來。
5.關閉「自定義」對話框,以後可以像使用普通工具欄一樣,使用「專業符號」工具欄,向單元格中快速輸入專業符號了。
五、列印工作表的不同區域
有的工作表,經常需要列印其中不同的區域,用「視面管理器」吧。
1.打開需要列印的工作表,用滑鼠在不需要列印的行(或列)標上拖拉,選中它們再右擊滑鼠,在隨後出現的快捷菜單中,選「隱藏」選項,將不需要列印的行(或列)隱藏起來。
2.執行「視圖→視面管理器」命令,打開「視面管理器」對話框,單擊「添加」按鈕,彈出「添加視面」對話框,輸入一個名稱(如「上報表」)後,單擊「確定」按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來,並重複上述操作,「添加」好其它的列印視面。
4.以後需要列印某種表格時,打開「視面管理器」,選中需要列印的表格名稱,單擊「顯示」按鈕,工作表即刻按事先設定好的介面顯示出來,簡單設置、排版一下,按下工具欄上的「列印」按鈕,一切就OK了。
六、讓數據按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序,這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎麼辦?可採用自定義序列來排序。
1.執行「格式→選項」命令,打開「選項」對話框,進入「自定義序列」標籤中,在「輸入序列」下面的方框中輸入部門排序的序列(如「機關,車隊,一車間,二車間,三車間」等),單擊「添加」和「確定」按鈕退出。
2.選中「部門」列中任意一個單元格,執行「數據→排序」命令,打開「排序」對話框,單擊「選項」按鈕,彈出「排序選項」對話框,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次「確定」按鈕返回,所有數據就按要求進行了排序。
七、把數據徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內容的單元格(區域),執行「格式→單元格」命令,打開「單元格格式」對話框,在「數字」標籤的「分類」下面選中「自定義」選項,然後在右邊「類型」下面的方框中輸入「;;;」(三個英文狀態下的分號)。
2.再切換到「保護」標籤下,選中其中的「隱藏」選項,按「確定」按鈕退出。
3.執行「工具→保護→保護工作表」命令,打開「保護工作表」對話框,設置好密碼後,「確定」返回。
經過這樣的設置以後,上述單元格中的內容不再顯示出來,就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。
提示:在「保護」標籤下,請不要清除「鎖定」前面複選框中的「∨」號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。
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